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El traslado de documentos de nivel alto: medidas de seguridad

Normalmente son los grandes olvidados, los ficheros manuales o “no automatizados”, es decir, nuestros expedientes, facturas, albaranes, etc., por regla general en formato papel.

Hay que tener presente que el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, establece medidas de seguridad para este tipo de soportes, al igual que lo hace para los ficheros automatizados o informáticos.

No suele haber problema cuando dicha documentación se encuentra dentro de nuestras oficinas o despachos, ya que solemos tener un control absoluto y directo sobre la misma. Pero, en cambio, no ocurre lo mismo durante el muchas veces obligado desplazamiento o traslado de documentación.

Resulta habitual ver como asesores, gestores, abogados o procuradores portamos nuestros expedientes carpeta en mano, dejando a la vista datos personales y otros detalles (también muy personales) de nuestros clientes.

En ese sentido, hay que tener en cuenta que el artículo 114 del Reglamento de desarrollo de la LOPD establece, para los ficheros de nivel alto, lo siguiente:

Artículo 114. Traslado de documentación.

Siempre que se proceda al traslado físico de la documentación contenida en un fichero, deberán adoptarse medidas dirigidas a impedir el acceso o manipulación de la información objeto de traslado.

Lógicamente, esas medidas dirigidas a impedir el acceso, incluyen el acceso visual.

Para solventar la cuestión, la tecnología actual nos brinda diversas posibilidades entre las que destaco, por su facilidad de uso y versatilidad, la utilización de códigos QR.

El código QR (Wikipedia) es un módulo para almacenar información en un código de barras bidimensional creado por la compañía japonesa Denso Wave, subsidiaria de Toyota, en 1994.

Para que nos hagamos una idea de cómo puede plasmarse la utilización de esos códigos en los expedientes de nuestros clientes, podemos echar un vistazo a la imagen adjunta:

Como vemos, no hay ningún dato de carácter personal al que pueda accederse mediante el visionado de la portada (salvo nuestros datos). La información del expediente se encuentra “oculta” en el código QR.

Para implementar nuestros códigos QR utilizaremos dos aplicaciones principalmente: una para generar el código y otra para leerlo desde nuestro teléfono móvil (Android, Iphone, Nokia o Blackberry).

Para generar el código:

Por su sencillez aconsejo X-Ren QRCode: https://dl.dropbox.com/u/12577905/XRenQRCode.exe

En la parte izquierda de la aplicación escribimos el texto que queremos que aparezca en el código. A continuación pulsamos en “encode” y aparecerá nuestro código. Pulsamos en “save” (disquete) y lo guardamos en formato “jpg”, por ejemplo.

A su vez, la imagen guardada en “jpg” podemos importarla en una etiqueta de Word, para que nos sea más fácil su impresión y posterior pegado en nuestra carpeta.

Para leer el código:

Existen multitud de alternativas gratuitas, tanto en Play Store de Android como en App Store de Apple, así como aplicaciones similares para Nokia y Blackberry.

Igualmente por su sencillez aconsejo Barcode Scanner, que esta disponible para casi todas las plataformas móviles.

Una vez instalada la aplicación en nuestro teléfono basta con ejecutarla y enfocar la cámara del móvil hacia nuestro código QR para que aparezca la información que contiene.

Conclusión:

Obviamente cualquiera que disponga de un teléfono móvil (smartphone) y la aplicación correspondiente podrá leer nuestro código, pero ello implicará un esfuerzo mayor que si la información se encuentra sin codificar.

Lo que se trata es de dar cumplimiento de una forma sencilla y económica al nivel de seguridad exigido a nuestros documentos de nivel alto, que según reza el citado artículo 114 del RLOPD son “medidas dirigidas a impedir el acceso”.

Una respuesta a “El traslado de documentos de nivel alto: medidas de seguridad”

  1. Jose Luis

    Le felicito por su artículo y por la gran ocurrencia, así como la sencillez en la explicación. Me podré a ello.

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